Emprendedores

Mejores prácticas de gestión de documentos para pequeñas empresas

Fuente: fundadorivative.com

Cualquier empresa, grande o pequeña, genera una gran cantidad de documentos de forma regular que deben organizarse y almacenarse para las operaciones comerciales internas, los detalles del cliente o para cumplir con las leyes y normativas locales. Es por eso que la administración eficiente de documentos comerciales es uno de los procesos comerciales vitales para mantener la información y los datos comerciales seguros, así como para organizar el espacio de la oficina. La gestión eficaz de documentos se trata de cómo su empresa crea, almacena, gestiona y conserva sus archivos y documentos. Comprender cómo administrar correctamente los documentos comerciales es fundamental para mantener los archivos y datos comerciales seguros, accesibles y compatibles con las necesidades comerciales individuales.

Ya sea que esté dirigiendo su empresa con cientos de empleados o una startup con pocos empleados, aquí hay algunas de las mejores prácticas comprobadas de gestión de documentos que pueden mejorar drásticamente su proceso de gestión y recuperación de documentos.

Establezca los estándares antes, si corresponde.

Fuente: markateur.com

Para establecer una estructura organizativa de documentos infalible para su empresa, debe establecer los estándares, si los hay. Por ejemplo, si tiene plantillas específicas para sus documentos comerciales, asegúrese de que sean fácilmente accesibles para todos sus empleados, clientes y accionistas. También eduque a sus empleados sobre los procedimientos de gestión de documentos que deben seguir para revisar, compartir y almacenar documentos.

Crear y conservar documentos de planificación

Fuente: smallbiztrends.com

Existe una gran lista de documentos comerciales, incluidas propuestas, contratos, facturas y recibos, etc., que toda empresa necesita crear, almacenar y administrar. Además de administrar los documentos existentes, es posible que también deba crear nuevos documentos. Aquí es donde entra en juego el cumplimiento de las normas y reglas establecidas y le ayuda a crear documentos de forma profesional. También puede utilizar plantillas WordPDFT predefinidas para hacer que el proceso de creación de contenido sea mucho más fácil y profesional.

Después de crear un documento comercial, es posible que sea necesario enviarlo a su cliente o parte interesada. Pero, antes de hacer clic en el botón “enviar”, debe averiguar la puntuación de sensibilidad del documento. Cada documento que comparta interna o externamente debe tener parámetros de seguridad para mantener los detalles y la información de su empresa en secreto y protegido de terceros. Una vez creado, aprobado y firmado, debe tener un buen sistema para almacenar sus documentos para que la recuperación de documentos sea más rápida y sencilla.

Archivar copias manualmente

Imprimir documentos importantes y archivarlos manualmente en carpetas y archivos es común en las pequeñas empresas. De esa manera, almacenan sus archivos y documentos en papel para su posterior recuperación. Si también está archivando documentos comerciales manualmente, debe tener archivadores individuales para diferentes archivos, como contabilidad, inversiones y clientes, etc. Esto hace que la recuperación de documentos sea más rápida y sencilla cuando se trata de una auditoría.

Escanee documentos con un sistema de gestión de documentos

Fuente: kreyonsystems.com

Escanear sus documentos comerciales es la mejor manera de administrar, almacenar y acceder a los documentos comerciales mejor que nunca. Se trata de escanear sus documentos o importar un registro existente a un sistema de administración de archivos digitales. Invertir en un sistema de administración de documentos digitales le ahorra mucho tiempo y esfuerzo al administrar documentos comerciales y crear un archivo digital de acuerdo con sus necesidades comerciales. Estos sistemas están diseñados para escanear, administrar y almacenar documentos en servidores virtuales para que se pueda acceder a ellos fácilmente en tiempo real sin perder mucho tiempo y energía. Es posible que deba considerar muchos factores, como la facilidad de uso, el acceso móvil y la fácil integración, cuando se trata de elegir una solución de sistema de administración de documentos para su negocio.

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Administrar archivos adjuntos de correo electrónico

Fuente: asianefficiency.com

Según los expertos, los colaboradores envían y reciben al menos 15 correos electrónicos (internos y externos) al día que vienen con archivos adjuntos. Aquí es donde entra en juego una clara estrategia de administración de archivos adjuntos de correo electrónico y permite a los empleados descargar, administrar y almacenar archivos de manera conveniente. Eduque a sus empleados sobre la descarga y administración de archivos adjuntos de correo electrónico y pídales que eviten enviar archivos por correo electrónico si hay otro método confiable disponible para compartir archivos. La mayoría de las soluciones de sistemas de administración de documentos vienen con una función de intercambio rápido de archivos que puede ayudarlo a evitar tener que lidiar con demasiados archivos adjuntos de correo electrónico y hacer que compartir archivos sea más conveniente que nunca.

Seguridad de los documentos

Fuente: securityintelligence.com

Los documentos comerciales contienen detalles comerciales y de clientes confidenciales. A medida que más y más empresas invierten en tecnologías avanzadas, la cantidad de datos y cifras comerciales confidenciales sigue aumentando. Como resultado, puede haber una gran cantidad de datos e información comercial que deben mantenerse en secreto y protegidos. Esta es la razón; La seguridad de los documentos debe ser una de sus principales preocupaciones al administrar archivos y documentos comerciales. Un solo incidente de violación de datos puede hacer que una empresa pierda millones de dólares. Es por eso que intente utilizar estándares básicos de seguridad de documentos como firewalls, certificados SSL y acceso a documentos personalizados, etc. Un sistema de gestión de documentos digitales también puede proporcionar protección y seguridad adicionales al enviar y recibir documentos interna y externamente. También puede otorgar acceso basado en roles a empleados y trabajadores usando su sistema de administración de archivos digitales. Como resultado, los empleados tendrán acceso a los documentos comerciales que necesitan para realizar sus tareas de manera óptima.

Deshazte de los documentos innecesarios

Los documentos y archivos pueden acumularse a medida que crece la empresa. Dado que es muy importante mantener un registro adecuado de los documentos comerciales, eliminar los documentos innecesarios e inútiles contribuye en gran medida a mantener las cosas organizadas y bien administradas. Si utiliza un sistema de gestión de documentos digitales, eliminar documentos innecesarios también ayudará a liberar más espacio para documentos importantes. Por lo tanto, tómese unos minutos al final del día para eliminar los archivos basura del sistema y hacer más espacio para los documentos y archivos que son importantes para que sus operaciones comerciales funcionen sin problemas.

Para administrar eficazmente sus datos y documentos comerciales, debe considerar las mejores prácticas mencionadas anteriormente para mantener organizados sus archivos y documentos comerciales. Esto no solo lo ayudará a reducir costos y ahorrar tiempo, sino que también mejorará la eficiencia operativa general de su empresa. Sus empleados pueden tener acceso rápido y fácil a los archivos y documentos que necesitan, incluso sin perder tiempo revisando todos los archivos almacenados en la base de datos empresarial.

Author

Moisés Cabrera

Encantado de emprender, el Internet es como pez en el rio para mi y quiero aportar valor a este mundo digital. Si crees que es de interés estos artículos no dudes en comentar.

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