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Componentes del software de contabilidad: guía detallada

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El software de contabilidad es inteligente y capaz. Para que el software de contabilidad sea tan inteligente y capaz, es complejo y consta de muchos componentes diferentes. Al igual que en nuestro cuerpo, estos componentes tienen diferentes propósitos. Cuando se trata del cuerpo humano, nuestros órganos sensoriales ingresan información, nuestro cerebro procesa esa información y usamos nuestra boca para expresar (o entregar) nuestra opinión o conclusiones sobre la información procesada.

Componentes de software modernos frente a sistemas tradicionales

Asimismo, el software de contabilidad tiene de 4 a 5 componentes estándar. Es importante señalar que estos componentes son, en su mayor parte, algo similares a lo que ocurriría normalmente en un sistema contable tradicional.

Sin embargo, aunque los nombres de los componentes pueden seguir siendo similares en los sistemas de contabilidad tradicionales, su naturaleza y alcance son bastante diferentes en su avatar de software.

Miremos más de cerca:

En un sistema de contabilidad tradicional, como la mayoría de ustedes ya saben, los componentes incluyen:

  1. los dispositivos de entrada
  2. procesadores de información
  3. Almacenamiento de informacion
  4. Dispositivos de salida.

También se les conoce con los mismos nombres en el software de contabilidad. Es importante tener en cuenta que, si bien el software de contabilidad central realmente solo procesa y almacena, ha cambiado la forma en que se ingresan y producen los datos.

Componentes del software de contabilidad:

  1. componente de entrada de datos

El software de contabilidad, especialmente Dext Prepare, utiliza los mismos dispositivos de entrada que la contabilidad tradicional podría usar, como una computadora. Sin embargo, el software puede eliminar con éxito la necesidad de ingresar datos manualmente en el sistema de contabilidad utilizando cualquiera de estos dispositivos. El software de contabilidad viene con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que puede extraer fácilmente datos de un escaneo de una factura, factura o recibo o extracto bancario, o incluso de una fuente en línea.

Estrictamente hablando, el software no puede consistir en un dispositivo y, como tal, el primer componente del software de contabilidad probablemente se llamaría componente de entrada de datos o componente de extracción de datos.

Los datos también fluyen directamente desde la cuenta bancaria comercial de la empresa a los libros de cuentas de la empresa sin ninguna intervención humana o del dispositivo.

  1. componente de procesamiento de información

Este componente de software de contabilidad, que clasifica y categoriza los datos, puede marcar discrepancias, errores y anomalías y proporciona información espontánea, en vivo y sobre la marcha.

Veamos estas increíbles habilidades una por una.

  • El software de contabilidad puede clasificar a los proveedores según diferentes reglas establecidas por los usuarios; se pueden clasificar por impuestos o regiones o por cualquier otro filtro que sea relevante para el usuario. Además, el software puede clasificar todas las cuentas, facturas y datos de recibos extraídos. Lo logra respondiendo a las reglas de categorización establecidas por el proveedor o, si no se configuran reglas, agrupa datos similares.
  • Dado que el sistema es inteligente y tiene acceso a tantos datos, es capaz de identificar errores y marcarlos para que un humano intervenga y corrija.
  • Cuando decimos conocimientos espontáneos, en vivo y sobre la marcha, estamos hablando de la capacidad de saber cuándo una ley tributaria está a punto de cambiar, lo que resulta en pérdidas potenciales o ganancias menos que perfectas. Estamos hablando de la capacidad de medir y cuantificar el trabajo que está haciendo para varios clientes.
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Las habilidades de procesamiento del software contable son en realidad su reclamo a la fama, su principal ventaja sobre los sistemas contables tradicionales.

  1. componente de almacenamiento de información

El software de contabilidad almacena sus libros de contabilidad en una nube; por eso tiene acceso a datos en vivo en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo (siempre que inicie sesión de forma segura con el ID de inicio de sesión que se le asignó, por su propia seguridad).

Muchas organizaciones están trasladando sus operaciones generales a la nube, alejándose de servidores físicos costosos, de alto mantenimiento y poco confiables. Mover libros a la nube es un buen punto de partida.

  1. componente de salida

Como habrá adivinado, el software de contabilidad también ha revolucionado la forma en que se puede acceder e imprimir los datos. No es necesario que le entregue un stock de impresiones. De hecho, ni siquiera necesita necesariamente la pantalla de su computadora. Acceda a sus libros incluso desde su teléfono inteligente. El software puede proporcionarle gráficos de barras o gráficos circulares o una sinopsis de sus datos financieros clave de NOW y su salud financiera en cualquier momento y en cualquier lugar a través de su teléfono inteligente.

Del mismo modo, sus clientes no tienen que buscar en los correos electrónicos sus facturas. Simplemente pueden acceder a ellos a través del panel de control del cliente.

No tiene que esperar un recibo de lectura enviado automáticamente por el correo electrónico de su cliente cuando abren su correo electrónico que contiene su factura de retención. Sabrá cuándo abren y pagará los recibos automáticamente.

Una gran fuente de información valiosa para tomar decisiones informadas mientras se encuentra la solución ideal sería Dext, consulte https://dext.com/uk.

Conclusión:

El software de contabilidad utiliza un enfoque similar a los sistemas de contabilidad tradicionales en el sentido de que se centra en la recopilación y conservación de datos exhaustivas. Sin embargo, el software de contabilidad prepara su negocio para una mayor rentabilidad, también presenta características como conveniencia, conocimientos espontáneos, automatización y eliminación de errores humanos y, por supuesto, acceso en tiempo real. Es lo mismo; simplemente mejor.

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Moisés Cabrera

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