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Cómo tener una mejor organización en su espacio empresarial

¿Sabías que muchas empresas experimentan una baja productividad debido al desorden y la mala organización de sus espacios de oficina? Pocos dueños de negocios realmente aprecian la importancia de tener una empresa organizada, aunque un espacio organizado y organizado allana el camino para la eficiencia y la productividad. Pero, ¿qué pasa si ya lo sabe y ha intentado crear formas sostenibles de organizar su oficina en vano?

Lograr una mejor organización en su espacio empresarial puede ser difícil o fácil, dependiendo de cómo aborde el proceso. Para ayudarlo, estos son los mejores consejos que puede seguir para lograr ese objetivo de manera fácil y sin dolor.

Obtenga caddies y bandejas para mejorar la organización

Hay excelentes cajas y bandejas de plástico que puede obtener en las tiendas de suministros de oficina para ayudarlo a organizar sus cajones y escritorios. Incluso puedes conseguir unos que estén diseñados para caber perfectamente en los cajones del escritorio. Con una buena bandeja, todos esos sujetapapeles, chinchetas y bolígrafos sueltos deberían tener un lugar para estar y debería ser más fácil para ti encontrarlos en el futuro.

Crea un sistema de archivo

Además de ser fácil de mantener, un buen sistema de archivo debe coincidir con su trabajo. Dependiendo de su trabajo y preferencia personal, puede archivar alfabéticamente, por cliente, proyecto, fecha o cualquier otro método que le funcione.

Una de las mejores formas de conseguir un buen sistema de archivo es clasificar, archivar y eliminar los documentos relevantes con regularidad para evitar que el desorden abarrote el espacio de la oficina. También puede usar un índice maestro o una lista de nombres de archivos para asegurarse de no crear duplicados al agregar nuevos archivos y para ayudarlo a organizar sus nuevos archivos, proyectos y clientes.

Sin papel

¿Sabías que el 50% de los residuos en las empresas es papel? Los beneficios de no utilizar papel en el trabajo son tan obvios como innumerables. Además de ahorrar dinero en suministros de oficina y aumentar la reputación de su empresa entre sus clientes y clientes potenciales, eliminar el papel también puede ayudar a mantener organizado el espacio de su oficina. En particular, no es posible realizar la transición a un negocio sin papel de la noche a la mañana, por lo que debe realizar una transformación a la vez para lograr ese objetivo. Puede comenzar almacenando más documentos y archivos en la nube. Puede utilizar las funciones de almacenamiento en línea disponibles, como Dropbox y Google Drive. Después de hacer esto, automatice las copias de seguridad de sus datos para asegurarse de que no se pierda ninguno de sus documentos.

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También puede reemplazar sus presentaciones impresas y blocs de notas con tecnología para compartir información para asegurarse de que sus reuniones de negocios no se impriman en papel. Por último, pero no menos importante, elija los medios de comunicación electrónicos en lugar del correo tradicional. Puede aprovechar los innovadores proveedores de servicios de mensajería de texto, que ayudan a las empresas a llegar sin esfuerzo a cientos de sus clientes, así como las plataformas de mensajería instantánea como Skype para aumentar la eficiencia en las comunicaciones internas de su empresa.

Cree «Zonas de trabajo» en su espacio de oficina

Una de las razones por las que muchas oficinas están desorganizadas es la falta de «zonas de trabajo» establecidas. Debes decidir las actividades que se desarrollan en cada espacio dentro de las instalaciones de tu empresa. Empiece por establecer las principales áreas de trabajo, como la mesa y las áreas de referencia, que contienen la mesa, y elementos como el archivo, carpetas y estantes. Luego, establezca las áreas de suministro, que deben tener elementos como cajones, estantes y gabinetes. Sigue haciendo esto hasta que conozcas todas las funciones y espacios dentro de tu empresa.

Organizar espacios de oficina

Si tiene un espacio de trabajo desordenado, lo primero que debe hacer es limpiar todas las cosas innecesarias que ocupan el espacio y lo hacen parecer desordenado. Desplácese por las pilas de papel y elimine las piezas innecesarias, como duplicados y papeles hechos jirones. Comience con las superficies de la mesa y el piso, luego continúe con los cajones y los archivos. Recicle o tire todo lo que no haya usado en unos seis meses.

Conclusión

¿Quieres tener una oficina más organizada? Si lo hace, organice su espacio de oficina, obtenga caddies y bandejas para mejorar su organización, cree un sistema de archivo, cree zonas de trabajo en su oficina y elimine el papel.

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Author

Moisés Cabrera

Encantado de emprender, el Internet es como pez en el rio para mi y quiero aportar valor a este mundo digital. Si crees que es de interés estos artículos no dudes en comentar.

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