Emprendedores

Cómo SOPS nos ahorró horas en una semana

Existe una diferencia entre trabajar en su empresa y trabajar en su empresa. Para la mayoría de nosotros, pasamos tiempo trabajando “en” nuestro negocio. Esto significa que está trabajando con una mentalidad de empleado y está completando el progreso diario en las tareas. Sin embargo, ¡aquí no es donde ocurre la magia! Como dueños de negocios y líderes de la industria, necesitamos encontrar tiempo para trabajar “en” nuestro negocio. Aquí es donde tenemos clara la visión de nuestra empresa y tenemos espacio en nuestra vida diaria para trabajar en el panorama general.

Para tener más tiempo para nosotros mismos, para poder ver el panorama general e interactuar con otros propietarios de negocios de ideas afines en un grupo como mentores, necesitamos tener nuestros procesos planificados. Esto permitirá que nuestro equipo inicie sesión en cualquier momento y tenga una idea clara de lo que se debe hacer de principio a fin.

Hablemos de SOPS – Procedimientos operativos estándar. Han pasado 12 años desde que comencé mi negocio. No puedo recordar un momento en la última década en el que no me sintiera como si estuviera en una rueda de hámster tratando de salir. Hasta hace poco, cuando dije que ya es suficiente.

Dirijo una editorial de libros infantiles ilustrados. Tenemos horarios y flujos de trabajo que se repiten de un proyecto de libro a otro, pero cada vez que contratamos a un nuevo autor, sacaba estas tareas de mi cerebro y las asignaba a los miembros del equipo. Si alguien de mi equipo necesitara un recurso, perdería el tiempo buscando en los documentos de mi escritorio para encontrarlo. Si hubiera sumado todo el tiempo que desperdicié haciendo estas dos tareas tan improductivas, tendrías una buena idea de por qué estoy escribiendo este artículo.

lluvia de ideas

Comience mapeando una lista de procesos que su empresa repite de vez en cuando. Por ejemplo, su contador podría crear una cuenta de pérdidas y ganancias mensual que se envía por correo electrónico a su analista comercial. Una semana después de eso, su analista de negocios lo llama para revisar sus gastos mensuales. Todo este proceso se puede configurar en un sistema como Asana, Trello (hay opciones gratuitas disponibles para equipos más pequeños), o incluso una hoja de cálculo con fechas límite y tareas. Con un sistema como Asana, puedes configurarlo para que este proceso se repita mensualmente y se automatice para que crees espacio en tu cerebro para ver el panorama general.

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Pida a los miembros de su equipo que también mapeen sus propios procesos. Documentar su trabajo de esta manera hará que sea mucho más fácil capacitar a sus reemplazos en el futuro, si es necesario.

Reúna recursos

¿Qué recursos utiliza su equipo a diario? Tenemos hojas de cálculo y carpetas de Google Drive donde almacenamos información de marketing en nuestros libros. En lugar de tener que buscar estos enlaces repetidamente cuando se les pregunta, ¿por qué no tenerlos en un solo lugar?

Esto también funciona para documentos. Recientemente, incorporamos a un nuevo miembro del equipo que me estaba enviando su trabajo sobre documentos de Word. Tendría que descargar el documento a mi computadora, hacer los cambios necesarios, guardarlo y subirlo antes de adjuntarlo a un correo electrónico o tarea para ella. ¡Son muchos obstáculos para saltar! En su lugar, considere colocar sus documentos en Google Docs y Spreadsheets para que los miembros del equipo puedan trabajar en ediciones y cambios en tiempo real, sin la molestia de descargar, cargar, adjuntar y más.

Desintoxica tu espacio digital

¿Se sentiría avergonzado si alguien viera el escritorio de su computadora ahora? ¿O qué tal tu bandeja de entrada de correo electrónico? Bloquea un período de tiempo todos los viernes para el próximo mes. Comencemos con 45 minutos. Comience creando carpetas en su correo electrónico para los elementos que necesita guardar. Responda a cualquier cosa que requiera de 3 a 5 minutos de su tiempo, luego cancele la suscripción a los correos electrónicos de suscripción sin firmar (¡también le está haciendo un favor al remitente!)

Luego, concéntrate en los documentos de tu computadora. Comience eliminando y organizando archivos en su computadora. El siguiente paso sería considerar la posibilidad de cargar documentos en Google Drive. De hecho, puede tener su unidad instalada en su escritorio. No ocupará espacio en su computadora, ¡pero puede acceder fácilmente a sus documentos!

Dedique algo de tiempo cada semana a mantener su espacio digital organizado y ordenado, vaciando su basura.

¡Estos sencillos pasos le liberarán tiempo y espacio para que pueda regresar horas de su semana para trabajar «en» su negocio y seguir adelante!

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Author

Moisés Cabrera

Encantado de emprender, el Internet es como pez en el rio para mi y quiero aportar valor a este mundo digital. Si crees que es de interés estos artículos no dudes en comentar.

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