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Cómo organizar una conferencia virtual con un presupuesto ajustado (infografía)

Desde grandes ferias comerciales como Think Digital de IBM, hasta seminarios web y acogedoras sesiones de Google Meet con pequeños grupos de colegas de la industria, todas las conferencias son ahora conferencias digitales.

Y eso nivela el campo de juego de muchas maneras.

Las empresas que normalmente carecen de los medios para reservar un lugar y organizar una conferencia ahora pueden planificar un evento de forma rápida y asequible. Las personas que nunca gastarían dinero en volar por todo el país para participar en estas ferias comerciales pueden asistir con solo unos pocos clics.

Todo esto era posible antes del cierre, pero el interés en las conferencias virtuales no estaba ni cerca de donde está hoy:

Datos de Tendencias de Google para «conferencia virtual».

Si alguna vez hubo un buen momento para agregar conferencias virtuales a su mezcla de marketing, es ahora.

El interés ha aumentado y muchos servicios de videoconferencia son actualmente gratuitos o con descuento. Sin mencionar que las conferencias virtuales probablemente mantendrán algo de su popularidad en un mundo pospandémico como una alternativa más rentable que la realidad.

Con eso en mente, aquí hay una guía paso a paso para comenzar con nada más que su experiencia y un presupuesto de cordones de zapatos:

Parte 1: Planificación de la conferencia

Hay 5 preguntas clave que debe responder al planificar una conferencia virtual:

  1. ¿A quién quieres que asista a tu conferencia?
  2. ¿De qué se tratará su conferencia?
  3. ¿Qué formato usarás?
  4. ¿Cómo ayudará esto a los objetivos de su empresa?
  5. ¿Debería cobrar por su conferencia?

Repasemos el proceso de pensamiento involucrado en cada uno:

1. ¿Quién quiere que asista a su conferencia?

Su audiencia ideal debe seleccionarse en función de sus objetivos comerciales. Por ejemplo, Brafton es una agencia de marketing. Podríamos obtener el mayor valor al dirigirnos a los gerentes de marketing que aprenderían de nosotros y se beneficiarían potencialmente de nuestros servicios.

Si quisiéramos, podríamos ser aún más específicos y convertir a nuestro público objetivo en gerentes de marketing en empresas de software y TI del mercado medio, pero no necesariamente tenemos que hacerlo.

Puede lanzar una red tan amplia (o estrecha) como tenga sentido para su industria, vertical, mercado, objetivos comerciales actuales, etc.

De cualquier manera, el contenido de su conferencia debe ser relevante para su audiencia.

2. ¿De qué se tratará su conferencia?

Su tema puede ser tan amplio o específico aquí como tenga sentido para su audiencia.

A veces, elegir un tema específico (por ejemplo, la gestión de la cadena de suministro para las PYMES en el año de COVID-19) puede ayudar a diferenciar su conferencia de los eventos de la competencia. También puede ayudar a guiar la discusión si tiene la intención de que asistan oradores invitados.

Pero al reducir el enfoque de su tema, potencialmente excluye algunas facciones de su audiencia.

Eso podría estar bien si estás en un súper nicho vertical.

Pero si atiende a clientes en muchas industrias, recomendamos comenzar con un tema un poco más amplio antes de concentrarse en segmentos específicos, a fin de mantener el contenido relevante para una audiencia más amplia.

Aquí hay algunos ejemplos de algunos temas actuales que están enfocados, pero que aún pueden aplicarse a múltiples industrias:

  • Retención de sus nuevos clientes de comercio electrónico después de la pandemia.
  • Cuentas por cobrar: mejores prácticas hasta el tercer trimestre
  • Planificación de la capacidad de TI en tiempos de incertidumbre.
  • Gestionar un presupuesto de marketing después de una crisis.
  • Gestión de la cadena de suministro en la época de COVID-19.

3. ¿Qué formato utilizará?

Hay mucho margen de maniobra en su definición de «conferencia virtual» y la misma libertad para adaptar el formato a lo que tenga más sentido para su tema.

Puede realizar un seminario web de una hora o un taller digital sobre un tema específico, como uno de los ejemplos que enumeramos anteriormente. Alternativamente, puede organizar un evento tipo mesa redonda, en el que recluta a expertos de la industria y personas influyentes para responder a las preguntas enviadas por la audiencia con anticipación (o en vivo).

Si planea tener un grupo pequeño (5-10 personas), es posible que desee asignar una cierta cantidad de tiempo para responder una pregunta compartida por cada asistente.

También puede intentar hacer todo lo posible con una lista de todo el día de presentaciones virtuales, talleres y oradores principales. Esto requeriría más trabajo: publicar un cronograma de eventos en su sitio que los participantes puedan usar, configurar registros para asegurarse de tener suficiente espacio en la sala de reuniones virtual, coordinar los horarios de sus oradores, etc. Todo esto es factible si tiene alguna influencia en su industria y posee los recursos para ejecutar.

Usted sabe mejor qué tipo de demanda puede generar de manera factible para su evento y, de hecho, cuántos recursos tiene para dedicarle.

Pero si es nuevo en esto, le recomendamos que comience con algo pequeño y utilice el tamaño de su evento a su favor (es decir, puede brindar un nivel más profundo de atención y asistencia a los asistentes). Además, comenzar poco a poco lo ayudará a solucionar cualquier problema y habrá menos riesgo.

Otros consejos a tener en cuenta:

  • Los participantes pueden ser un poco tímidos con el micrófono, así que haga lo que pueda para que se sientan cómodos, incluso si eso significa permitirles enviar preguntas en vivo a través del chat.
  • No olvide compartir su pantalla cuando extraiga datos o explique funciones de cierto software. Estas demostraciones paso a paso tienen un gran valor para su audiencia.
  • Grabe su evento para poder compartirlo más tarde como recurso. Solo asegúrese de rechazar el hecho de que el evento se grabará, ya sea en la invitación o al comienzo de la conferencia.
  • Si planeas hacer una demostración más práctica, de equipos o artesanías, por ejemplo, planifica cuidadosamente los ángulos de la cámara y la iluminación para asegurarte de que la audiencia pueda seguirla en todo momento.

4. ¿Cómo ayudará esto a los objetivos de su empresa?

Crear una conferencia virtual, especialmente una pequeña que solo dure unas pocas horas o menos, no es muy difícil y hay mucho más que ganar que perder.

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Los clientes potenciales apreciarán sus conocimientos, especialmente si adopta un enfoque interactivo en el que puede ayudar a la audiencia a resolver problemas específicos del mundo real.

Dicho esto, está haciendo esto con el objetivo final de ayudar a su empresa, y necesita tener un plan sobre cómo podría facilitar las relaciones a más largo plazo con los asistentes.

Por ejemplo, si ha hecho público su evento en la web al publicarlo en su sitio, puede agregar personas registradas a su lista de correo.

Si, por otro lado, el evento fue privado y las invitaciones se distribuyeron por correo electrónico a los contactos existentes, envíe un correo electrónico posterior al evento a los que asistieron:

  • Agradeciéndoles por unirse al evento.
  • Transmitir los recursos a los que hizo referencia durante el evento, incluida la grabación, el material de diapositivas y cualquier otra garantía relacionada útil.
  • Lo más importante es alentar a los asistentes a que se comuniquen individualmente con cualquier pregunta de seguimiento.

Ese último elemento es crucial. Le da la oportunidad de continuar su conversación con el cliente potencial, potencialmente poniéndolos en contacto con otros expertos en la materia en su organización y, en última instancia, acercándolos más al embudo de ventas.

5. ¿Debería cobrar por su evento?

Probablemente no.

A menos que esté 100% seguro de la influencia de su empresa y su capacidad para generar una fuerte participación (a pesar del muro de pago) que apaciguará a los patrocinadores, es mejor que se ciña a un modelo de buena voluntad.

Esto es especialmente cierto durante una pandemia, particularmente si el contenido de esa conferencia se relaciona con COVID-19.

Parte 2: Lanzamiento de su evento

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de la planificación de una conferencia, echemos un vistazo a los recursos reales involucrados en su ejecución.

Las herramientas que necesitará varían según la escala y la complejidad del evento. Pero, como mínimo, lo más probable es que tenga que:

  1. Descargue e instale el software de videoconferencia.
  2. Prepare una plataforma de diapositivas y otros materiales.
  3. Habilite el registro.
  4. Promocione su conferencia.

Vamos a profundizar en:

1. Descargue e instale el software de videoconferencia

Si planea tener un evento interactivo (lo que significa que los usuarios pueden participar), necesitará un software de conferencias web que tenga capacidades de audio, video y uso compartido de pantalla.

Si aún no se ha registrado en el software de videoconferencia, aquí hay algunas opciones que son totalmente gratuitas para los usuarios en este momento:

  • Google Meet for Business: Con mucho, la mejor opción, Google Meet for Business es completamente gratuito hasta el 30 de septiembre y admitirá hasta 250 usuarios por un período de tiempo ilimitado.
  • Zoom: La versión básica es gratuita y permite hasta 100 participantes, pero se corta en unos 40 minutos.
  • Skype: Gratis para hasta 50 usuarios por tiempo ilimitado.
  • Uberconferencia: Gratis para hasta 50 usuarios por tiempo ilimitado.

Asegúrese de realizar una prueba en la plataforma con anticipación para asegurarse de que todo funcione según lo planeado y de que esté familiarizado con las funciones.

Si su conferencia tendrá más formato de transmisión (un presentador, muchos espectadores), le recomendamos que utilice Facebook Live o Twitch. YouTube Live también es una opción viable, pero el proceso de compartir su pantalla es un poco más complicado (al menos al momento de escribir este artículo).

2. Prepare una plataforma de diapositivas y otros materiales

Es posible que desee algunas ayudas visuales y datos en la pantalla para respaldar los puntos que presenta.

Siempre que tenga una plataforma de conferencias con pantalla compartida, no debería tener ninguna dificultad para compartir esa presentación de diapositivas durante su presentación.

Algunas de las mejores herramientas gratuitas incluyen:

También puede considerar la posibilidad de recopilar algunos documentos complementarios o publicaciones de blog que pueda compartir con su audiencia a través del chat durante el evento.

3. Habilite el registro

Esto puede ser tan complicado como crear una página de inicio de registro que se cierre automáticamente después de que se registre un cierto número de personas, o tan simple como enviar un correo electrónico a uno de los segmentos de su lista de correo electrónico y agregar a los primeros 50 encuestados a una invitación de calendario con un enlace a una conferencia o canal.

De cualquier manera, asegúrese de tener un sistema para a) hacer que el registro esté disponible para su audiencia yb) transmitir la información del evento y una invitación del calendario a quienes se inscriban.

(Por cierto, cuando cree el evento de calendario, asegúrese de ocultar la información de contacto de sus asistentes).

Como práctica recomendada, envíe un correo electrónico de confirmación a los nuevos solicitantes de registro, informándoles que están registrados y qué buscar. Cuanto más fácil y directo sea el proceso, mejor.

4. Promocione su conferencia

Sus esfuerzos de promoción dependerán de la cantidad de personas que planea tener presentes.

Si ha tenido mucho cuidado de invitar a ciertos segmentos de sus listas de correo electrónico a una sesión de preguntas y respuestas con sus expertos internos, por ejemplo, no es necesario que promocione la conferencia en su sitio web y blog. Unos cuantos correos electrónicos previos al evento serán suficientes.

Si está planeando una producción completa, con un discurso de apertura en Skype, talleres digitales en diferentes momentos del día, etc., tendrá que hacer todo lo posible. Eso significa crear páginas de destino, publicaciones de blog y posiblemente incluso un centro de recursos en línea disponible solo para los asistentes.

Sin mencionar que probablemente tendrá que tomarse la molestia de solicitar patrocinadores para no recibir demasiado impacto financiero.

Ahora es el momento de pensar creativamente sobre los eventos virtuales.

Pregúntese: ¿Qué tipo de conferencia puede organizar mi empresa con recursos gratuitos o baratos que realmente serán de valor para los participantes?

No tiene por qué ser el evento más grande, más largo o más lleno de estrellas; simplemente tiene que ser el más útil.

La mayoría de las empresas y los consumidores no tienen dinero para tirar en conferencias de estatus o algo que puede o no ser de interés. Están acabando con el contenido esponjoso.

Haga que sus posibles asistentes confíen en que obtendrán un valor directo de su evento, por ejemplo, resolverán algunos de sus problemas, aprenderán habilidades que les ayudarán de inmediato o conocerán nuevos recursos.

Piense en ello como marketing de contenidos con una cámara.

Es barato, fácil, poco comprometido, pero potencialmente muy valioso para su audiencia.

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Author

Moisés Cabrera

Encantado de emprender, el Internet es como pez en el rio para mi y quiero aportar valor a este mundo digital. Si crees que es de interés estos artículos no dudes en comentar.

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