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8 soluciones de software necesarias para gestionar una empresa remota

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La actual crisis de salud mundial continúa su violencia hasta 2021. Aunque muchas personas esperaban que este año fuera mejor que el 2020, las cosas parecen estar empeorando mucho. Las empresas deben adaptarse a estrategias más nuevas para tratar de sobrevivir a esta pandemia mientras mantienen sus negocios en funcionamiento. Es por eso que las empresas ahora están adoptando el trabajo remoto como una estrategia efectiva y sostenible, mientras el mundo lucha contra el COVID-19.

También llamado teletrabajo, muchos expertos en negocios creen que el trabajo remoto puede ayudar en varias áreas. Puede mantener una buena moral del equipo, mantener un buen compromiso con el cliente y mantener alta la productividad. Muchos empleados también encuentran conveniente el trabajo remoto, ya que pueden hacer su trabajo en la comodidad de sus hogares.

Una encuesta de 2020 encontró que el 43 por ciento de los estadounidenses realizan trabajo remoto ocasionalmente. Sin embargo, la misma encuesta también encontró que el porcentaje aumentó al 50 por ciento solo en el primer trimestre de 2021. Al observar la situación a nivel mundial, alrededor del 70 por ciento de las personas están trabajando de forma remota al menos una vez a la semana.

Pero si bien se pueden obtener muchos beneficios del trabajo remoto generalizado, también tiene su parte de problemas para los líderes y gerentes. Por un lado, toda empresa que quiera funcionar como una unidad cohesionada debe proporcionar a sus empleados las herramientas y el apoyo que necesitan para hacer su trabajo.

Lo mismo ocurre con las empresas remotas, que dependen completamente de la tecnología para mantener a toda la organización conectada y sincronizada. Un equipo de trabajadores completamente remoto necesita una combinación de confianza saludable y las soluciones de software ideales para garantizar que se mantengan enfocados y encaminados para alcanzar sus objetivos.

Para ayudar a los propietarios de negocios remotos como usted, hemos creado una lista de los ocho mejores software y herramientas comerciales que pueden ayudarlo a usted y a su equipo a aprovechar al máximo sus operaciones remotas:

Aplicación de videoconferencia

Llevar a cabo reuniones en línea puede resultar útil o frustrante. Dependerá de cómo los gestiones. Es una mala idea celebrar reuniones frecuentes, especialmente cuando se mantienen horarios rígidos y poco interesantes. Si lo hace, podría terminar gastando miles de horas en reuniones innecesarias.

Dicho esto, las reuniones de equipo siguen siendo una necesidad, especialmente para equipos remotos. Esto no solo lo mantendrá actualizado sobre lo que está haciendo su equipo, sino que también garantizará que todos se comuniquen y estén alineados con lo que su empresa está tratando de lograr.

Para obtener la mejor experiencia de reunión en línea, su empresa debe utilizar un software de videoconferencia. Estas aplicaciones permitirán que sus empleados se involucren y se conozcan sin tener que reunirse en persona.

Las reuniones a través del software de videoconferencia crearán una atmósfera más unificada en su sistema. También promoverá una mejor colaboración en equipo, química, compromiso y mejor desempeño.

El software de videoconferencia ha ido en aumento desde el bloque del año pasado. Algunos nombres notables que debe probar incluyen Zoom, Skype, Zoho y GoToMeeting. También hay otras opciones, como Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings, Jabber y más.

Cada una de estas aplicaciones tiene sus propias ventajas y características especiales. Como puede ver, hay varias opciones para elegir. Así que asegúrese de dedicar su tiempo a investigar y evaluar cada software. De esa forma, podrá encontrar el más adecuado a las necesidades de su empresa.

Herramienta de gestión del rendimiento

Las herramientas de gestión del desempeño son aplicaciones que ayudan a los gerentes comerciales a adelantarse a las discusiones regulares sobre desempeño y las colaboraciones de los empleados. Al mismo tiempo, también proporciona comentarios en tiempo real. Este software también puede producir datos detallados sobre el desempeño y la progresión de los empleados. Al utilizar este tipo de aplicación, tomará decisiones comerciales mejores y más informadas en el futuro.

Una vez más, hay una multitud de opciones para elegir cuando se trata de software de gestión del rendimiento. Sin embargo, la mejor opción siempre será una que sea simple y fácil de usar. Ya tiene una empresa completa que administrar, por lo que cualquier carga adicional, como aprender a usar software complicado, no es ideal.

Si necesita una formación exhaustiva para utilizar su herramienta de gestión del rendimiento, es posible que no sea la adecuada. Considere buscar algo más que sea más amigable y que lo ayude a obtener la información que necesita al instante.

Software de comunicación en equipo

La violenta pandemia también ha dañado muchas áreas en las operaciones diarias de una empresa. Por ejemplo, los empleados ya no pueden visitar el escritorio del compañero de trabajo o ir a la oficina del gerente debido al trabajo a distancia. En ese caso, necesita una herramienta que le otorgue acceso a la comunicación instantánea.

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Las herramientas de comunicación del equipo brindan a los empleados remotos la capacidad de comunicarse rápidamente con otros miembros del equipo. La mayoría del software de comunicación en equipo también admite reuniones individuales, reuniones grupales y la creación de canales de chat para campañas o departamentos específicos dentro de una empresa.

Slack es una de las herramientas de comunicación en equipo más populares disponibles. Sin embargo, existen otras opciones, como Troop Messenger, Chanty, Rocket, Brosix, ProofHub y más.

Administrador de contraseñas

Todo su equipo remoto necesitará acceso a todas las plataformas necesarias para el negocio. Esto significa que necesitarán recordar muchas credenciales de inicio de sesión, lo cual es poco práctico y casi imposible. Poner todos sus datos de inicio de sesión en una hoja de cálculo desprotegida también pondrá en riesgo la seguridad de su empresa.

Afortunadamente, existe una opción más práctica que ayuda a mitigar el riesgo y garantiza que todos sus datos de inicio de sesión estén en un sistema seguro. Los administradores de contraseñas ayudarán a mantener las contraseñas de los empleados seguras y protegidas. Por ejemplo, un administrador de contraseñas como LastPass genera contraseñas complejas y difíciles de descifrar automáticamente. Un administrador de la empresa puede enviar estas contraseñas a otros empleados cuando lo necesiten.

Software de seguimiento de tiempo

Las empresas remotas también necesitan una forma de controlar cuánto tiempo dedican los empleados a cada tarea. Es por eso que muchas empresas utilizan software de seguimiento del tiempo como Worksnaps y Hubstaff. Estas soluciones de seguimiento del tiempo le darán tranquilidad, ya que sabrá que sus empleados están trabajando.

El software de seguimiento del tiempo, como los mencionados, también va más allá al tomar capturas de pantalla periódicas de las computadoras de sus empleados. De esa manera, sabrá realmente lo que están haciendo durante el horario laboral. Si bien puede parecer un poco intrusivo, también es bastante razonable decir que los empleados deben concentrarse más en su trabajo siempre que sus rastreadores estén activos.

Además, el software de seguimiento del tiempo también tiene un efecto psicológico. Un estudio reciente encontró que los empleados son más productivos cuando saben que su trabajo está siendo monitoreado. Así que asegúrese de aprovechar esto.

Software de gestión de proyectos

Incluso cuando realice trabajo remoto, deberá asignar tareas a los miembros del equipo. Si tiene dificultades para difundir las tareas a sus empleados, es posible que necesite un software de gestión de proyectos. Puede utilizar esta aplicación para realizar un seguimiento del progreso y la tasa de finalización de tareas importantes. Al mismo tiempo, también puede proporcionar comentarios a su equipo remoto mientras mantiene todo fluido y organizado.

Almacenamiento en la nube

Por último, una empresa remota necesita un lugar para almacenar toda la información y los detalles importantes de sus clientes. Ahí es donde el almacenamiento en la nube resulta útil. Una necesidad absoluta para cualquier equipo remoto, el almacenamiento en la nube permite a las personas de una empresa acceder, crear, editar y compartir recursos, documentos y archivos importantes desde cualquier lugar.

Google Drive es una de las herramientas de almacenamiento en la nube más utilizadas, ya que es fácilmente accesible para cualquier persona. Sin embargo, otras herramientas de almacenamiento en la nube merecen cierto reconocimiento. Dropbox,

El almacenamiento en la nube es esencial para las empresas remotas, ya que permite a los empleados distribuidos acceder, editar, crear y compartir documentos y recursos importantes desde cualquier lugar. Una de las herramientas más utilizadas es Google Drive, pero Dropbox también es bastante popular. Dropbox, One Drive, iDrive son algunas alternativas notables.

Software de facturación

Las empresas remotas seguirán teniendo que cobrar a los clientes por el trabajo que realizan. La forma tradicional de facturación ya no es práctica ni efectiva para los estándares actuales. Hoy en día, necesita la potencia y la fiabilidad del software de facturación.

ReliaBills es un ejemplo de excelente software de facturación que hace todo y más. Desde crear su factura hasta enviarla a sus clientes, puede hacer todo en la plataforma ReliaBills. Todo lo que necesita es crear una cuenta gratuita y estará listo para comenzar.

Otras soluciones de facturación incluyen QuickBooks, Freshbooks, Wave, Xero, Zoho Books y más.

Conclusión

Ya sea que su equipo ya sea remoto al principio o simplemente esté en transición ahora, es su responsabilidad como propietario asegurarse de que sus empleados estén equipados con todo el software y otros recursos necesarios para el éxito. Al invertir en estas ocho soluciones de software, su organización remota prosperará.

Author

Moisés Cabrera

Encantado de emprender, el Internet es como pez en el rio para mi y quiero aportar valor a este mundo digital. Si crees que es de interés estos artículos no dudes en comentar.

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