Emprendedores

6 factores a considerar al planificar un evento

Ahora que la vida está volviendo a la “normalidad” después de COVID, muchas empresas quieren comenzar a planificar su próximo evento. Ya sea que se trate de una conferencia de la industria o de una formación corporativa, los líderes empresariales quieren volver a la combinación de redes e innovación.

Sin embargo, organizar una empresa de este tipo puede ser una tarea abrumadora que puede hacer que algunas personas la eviten por completo. Pero la verdad es que si sabes en qué concentrarte y tienes un buen plan, no tiene por qué ser muy difícil de lograr. Aquí hay seis cosas que debe considerar si desea producir un evento memorable.

Crea un tema

Para asegurarse de que su evento esté enfocado y tenga un propósito, debe identificar algún tipo de tema u objetivo para el evento. Al hacerlo, será mucho más fácil contratar oradores invitados y decidir cosas como la ubicación, la decoración y a quién invitar.

“Piense en lo que quiere lograr con el evento y quién se beneficiaría de él”, sugiere Sean Adams, de Motivation Ping. “Cuando haya pensado mucho en el propósito del evento, sus participantes se darán cuenta de esto y tendrá una mayor sensación de logro.

Elige tu fecha

Cuanto antes pueda comprometerse con un evento corporativo, antes podrá completar los espacios en blanco sobre dónde se llevará a cabo el evento, quién será la atracción principal y cuándo sucederá (los eventos matutinos a veces atraen a una multitud diferente a los eventos vespertinos). La elección dependerá de cómo comercializará a su público objetivo más adelante. En términos de programar una ubicación, asegúrese de tener términos de búsqueda de Google en su área. Puedes buscar espacios públicos gratuitos en grandes edificios del centro de la ciudad o en lugares elegantes, como un restaurante sobre el agua. Puedes negociar un trato, alquilar un espacio en la universidad, usar espacios organizativos internos o incluso tener el evento en línea mediante transmisión de video. La ubicación depende en gran medida de si está disponible para el momento en que organice el evento; organizar estos detalles con anticipación le permitirá concentrarse en la planificación de viajes y el catering.

Elige tus altavoces

Los oradores invitados con los que elija trabajar jugarán un papel crucial en el éxito general de su evento. Estos profesionales serán responsables no solo de captar la atención de su audiencia, sino también de asegurarse de que aprendan algo de su evento.

Primero, deberá contratar a un orador principal. Esta es la persona que dará el primer discurso y llamará la atención de su audiencia. Sitios como Keynote Speakers facilitan la búsqueda de un orador.

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Sin embargo, también puede considerar reservar un orador inspirador. Son personas que saben cómo contar una historia que inspira a su audiencia a hacer más en la vida y en los negocios. Ellos emocionan y entusiasman a su audiencia, lo que ayuda a que su evento cause una gran impresión en su audiencia. Puede encontrar grandes oradores de negocios motivadores en sitios web como oradores motivacionales.

Involucrar patrocinadores

Tener un patrocinador corporativo es un buen toque para dar autoridad y aprobación a su evento; también puede agregar gravedad a su causa. El patrocinio puede ser un video de un ejecutivo que envía sus mejores deseos y dedica varios minutos a un tema importante. Esto puede ser seguido por un orador que hace una presentación determinada con tiempo para preguntas y respuestas de la audiencia. También debe tenerse en cuenta que el anfitrión del evento no tiene que ser el planificador del evento.

También puede encontrar otros patrocinadores secundarios que se alineen con el propósito del evento; por ejemplo, Recursos Humanos puede querer trabajar con el departamento de TI para alentar la diversidad de asistentes. Intente generar entusiasmo e impulso para su evento pensando fuera de su empresa en otros grupos sin fines de lucro, educativos o relacionados con una causa que puedan proporcionar presupuesto o recursos gratuitos, como oradores invitados, cursos gratuitos, productos o contribuciones benéficas.

Buena comida

A la gente le encanta comer, especialmente para un evento. Tener algo para picar que sea interesante y cuidadosamente seleccionado puede ayudar mucho, así que tómese el tiempo para encontrar sus diversas opciones de catering. Use alimentos y bebidas para marcar la pauta; use su presupuesto limitado con prudencia. Un hermoso evento planeado por un amigo una vez incluyó mini cupcakes especiales que contenían ingredientes exclusivos, otro evento alentó a los participantes a traer un plato cultural para crear una feria gastronómica internacional. El catering es la opción más fácil si le sorprende la idea de conseguir comida para un evento.

Prepara tu discurso

A menudo, las personas que organizan el evento están tan ocupadas con todas las tareas que están gestionando que se olvidan de participar en el evento. No haga eso. Es importante que usted también permanezca al frente y al centro, y la mejor manera de hacerlo es haciendo una presentación.

Como usted es la persona que conceptualizó el evento, esto significa que debe asegurarse de que sus pensamientos e ideas lleguen a los participantes. Así que asegúrese de practicar su discurso para que pueda tener un impacto.

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Author

Moisés Cabrera

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