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5 mejores formas de superar el problema de las cuentas por pagar de su empresa

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Como saben todos los administradores de cuentas por pagar, el procesamiento de cuentas por pagar se encuentra entre los procesos contables más manuales, que requieren mucho tiempo y son más complicados, con al menos el 50% de todos los pagos B2B que se realizan manualmente con cheques en papel en la actualidad, una cosa está perfectamente bien.

Existe un mundo de oportunidades para ahorrar tiempo en cada paso de sus cuentas por pagar.

El proceso tiene un impacto significativo en el flujo de caja de su empresa. Agilizar el proceso de cuentas por pagar de su empresa puede ayudarlo a mantener una buena relación con sus proveedores, lo que puede beneficiarlo. Si no ha encontrado el flujo de trabajo perfecto para el proceso de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar es la cantidad que debe a los proveedores por los bienes o servicios que les compra a crédito. Prestar atención al procesamiento de la deuda es muy importante: si algo sale mal en el procesamiento de la deuda, todo su negocio estará en riesgo.

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Fuente: accountsjunction.com

Supongamos que su proveedor envía el artículo que ordenó y, en el momento de la entrega, verá que cobraron más de la cantidad acordada. Para demostrar que están equivocados, busca la orden de compra adecuada, ¡pero no puede encontrarla! Resulta que uno de sus empleados se saltó el proceso de emisión de la orden de compra porque obtener la aprobación requería mucho tiempo y no quería perderse el descuento inicial que ofrecía el proveedor. En una situación como esta, se encuentra en un serio dilema: ¿debe o no debe pagar al proveedor? Un pequeño error puede alterar su sistema de deuda y su relación con sus proveedores.

En este artículo, he enumerado algunos problemas comunes y cómo resolverlos. Cuando se trata de cuentas por pagar, siempre hay margen de mejora.

A continuación, se ofrecen algunos consejos sencillos para ahorrar tiempo durante el proceso de cuentas por pagar:

1. Automatice todo el proceso de facturación a pago

Invertir en software de medius.com es una solución de automatización de pagos que le ha ahorrado a la empresa hasta 64 horas al mes, porque la clave para maximizar su inversión en automatización es elegir una solución que automatice todo el proceso de facturación a pago, y no solo los componentes individuales del proceso.

Existen soluciones a todos los problemas descritos anteriormente y por lo tanto el divisor común de estas soluciones es la automatización, el proceso de automatización de cuentas por pagar mejorará su calidad, precisión y rapidez. Con el procesamiento manual de imágenes, ya no perderá facturas, retrasará ni duplicará pagos, ni terminará con ingresos negativos.

Primero, se despedirá de la entrada manual de datos y los errores. Si sus proveedores ofrecen la opción, elija siempre facturas digitales para importarlas a su software de contabilidad, en lugar de ingresar manualmente la letra pequeña. Si usa un software de contabilidad que viene con una función de escaneo y pago, obtendrá una imagen de la factura del vendedor y la cargará para capturarla como una transacción de venta.

La mayoría del software de contabilidad también proporciona recordatorios de pago automatizados, lo que elimina la probabilidad de pagos recientes u olvidados. Esto garantiza que nunca se pierda una factura de proveedor y le ayuda a evitar pagos duplicados al realizar un seguimiento de sus facturas de proveedor pagadas y no pagadas. La entrada de datos manual reducida equivale a errores reducidos.

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2. Elimine las redundancias centralizando el procesamiento de sus facturas

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Fuente: invoice.ng

Si está tratando de ahorrar tiempo, no hay nada peor que pagar la misma factura dos veces. No solo se perdió tiempo durante el procesamiento de pagos redundantes, sino que ahora también debe dedicar aún más tiempo a reequilibrar sus libros y reconciliarse con su proveedor para establecer un crédito.

Especialmente para las empresas que tienen procesamiento de facturas en múltiples sitios, es fácil caer presa de este tipo de error. Por esta razón, dedicar una ubicación central para procesar y pagar todas las facturas puede reducir drásticamente la cantidad de veces que ocurren estos costosos errores y ahorrar mucho tiempo.

3. Simplifique el proceso estableciendo una rutina y capacitando a los empleados.

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Fuente: Accountingseed.com

Son muchas las variables que influyen en el pago de cada proveedor. Parte de esa variedad es inevitable, pero otra no. Si bien los departamentos responsables de la factura y la forma en que el proveedor la entrega pueden cambiar constantemente, la forma en que su equipo administra el proceso de captura, aprobación y pago es algo que puede mantener constante.

Planificar con anticipación cómo manejar cada uno de los diferentes tipos de facturas que recibe puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo. Establezca procesos consistentes, capacite a todos los empleados para que los sigan y luego siga ese proceso cada vez que reciba una factura. Esto agilizará sus cuentas por pagar y le permitirá a usted y a toda su empresa volverse aún más eficientes al repetir un proceso familiar.

4. Número total de facturas procesadas

También debe contar cuántas facturas puede procesar su equipo en el mismo período. Si el número es bajo, es probable que esto sea una señal de que existen cuellos de botella en su proceso de AP que están afectando su nivel de eficiencia y capacidad para procesar facturas a tiempo. Considere las ramificaciones de proceder con la aprobación manual de la factura. Puede que haya llegado el momento de que una solución de automatización de AP acelere el proceso.

5. Minimice los errores capturando facturas en pequeñas dosis

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Fuente: bizzlibrary.com

Cuanto más tiempo dedique a la entrada manual de datos, más propenso a cometer errores con el tiempo. A medida que llegan las facturas de los proveedores, es tentador aplazar el proceso de captura hasta un punto futuro en el que pueda depurarlas de la noche a la mañana. Sin embargo, esta práctica aumentará el número de errores y los recursos necesarios para conciliarlos.

La captura de sus facturas en dosis más pequeñas, o incluso individualmente, limitará los errores y la cantidad de tiempo que dedica a corregirlos.

Conclusión

Las ventajas de automatizar las cuentas por pagar hacen que la creación de órdenes de compra sea mucho más rápida. La mayoría del software también le permite convertir la orden de compra en una factura de proveedor y hacer coincidir instantáneamente las facturas de su proveedor con sus órdenes de compra, en lugar de luchar para encontrar la correcta en la pila.

Si su software le permite hacer que la emisión de órdenes de compra sea obligatoria para las transacciones de compra, entonces utilizará las órdenes de compra para revisar las órdenes y facturas que reciba de sus proveedores.

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Moisés Cabrera

Encantado de emprender, el Internet es como pez en el rio para mi y quiero aportar valor a este mundo digital. Si crees que es de interés estos artículos no dudes en comentar.

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